Delphi4All — Manual de usuario

Qué es Delphi4All

Delphi4All sirve para llevar a cabo una conferencia de consenso con el método Delphi. Un grupo de expertos — los panelistas — vota sobre muchos casos clínicos posibles; el sistema determina dónde hay acuerdo y dónde no, vuelve a someter a votación solo aquello en lo que el grupo está dividido, y al final describe los resultados de la forma más breve posible.

Los dos papeles

• El coordinador se registra en el sitio, construye el estudio, invita a los panelistas, abre y cierra las rondas y lee el informe final.
• El panelista no se registra: recibe por correo un código de acceso personal y vota con él. El código identifica sus votos, así que no debe compartirse.

Registrarse como coordinador

El registro requiere dos confirmaciones y se realiza en cuatro pasos.

1. Se rellena el formulario de registro con el nombre, la dirección de correo, la institución y el motivo de la solicitud.
2. Llega un correo con un enlace: abrirlo confirma que la dirección es suya.
3. El administrador recibe la solicitud y decide si la aprueba.
4. Si la solicitud se aprueba llega un segundo correo con el enlace para elegir la contraseña. Desde ese momento se puede entrar.

El nombre, la institución, el idioma y la contraseña se cambian en cualquier momento desde el perfil: su propio nombre en la barra superior.

Antes de empezar: qué preparar

Un estudio se construye mejor si primero se esboza en papel, y conviene discutirlo con el grupo antes de introducirlo: después de la primera ronda su estructura ya no se puede cambiar. Hacen falta tres listas.

• La pregunta: qué quieren saber del panel. Por ejemplo: «¿cuándo es apropiado hacer una ecografía a un adulto con dolor abdominal agudo?».
• Los procedimientos: las decisiones que hay que juzgar, es decir, las respuestas posibles a la pregunta. En el ejemplo: ecografía, TC abdominal, ingreso.
• Los factores que pueden cambiar la respuesta: las características del paciente que, según los expertos, hacen un procedimiento más o menos apropiado. En el ejemplo: sexo, edad, embarazo, fiebre. Se convertirán en las variables.

Un consejo: incluyan solo los factores que alguien del grupo crea de verdad capaces de cambiar el juicio. Cada factor de más multiplica el trabajo de los panelistas, como se ve más adelante.

Crear el estudio

Desde «Mis estudios», el recuadro «Nuevo estudio» pide pocas cosas:

• «Título» y «Descripción»: cómo verán el estudio los panelistas, en la parte superior de la página de votación. Conviene escribir en la descripción la pregunta del estudio.
• «Puntuación mínima» y «Puntuación máxima»: la escala. El método RAND/UCLA usa de 1 a 9, y conviene dejarla así: las tres áreas, baja, intermedia y alta, están pensadas para esa escala.
• «Número de panelistas»: cuántos expertos prevén. Es una referencia; lo que cuenta es a quién añadan realmente en la pestaña Panelistas.
• «Número máximo de rondas»: normalmente bastan dos o tres.

Tras «Crear» se abre la página del estudio, dividida en pestañas: Capítulos, Procedimientos, Panelistas, Matriz de permisos, Rondas, Ajustes, Informe. Conviene rellenarlas en este orden, que es también el de las secciones siguientes.

Capítulos, variables y opciones

Un estudio se compone de capítulos. Cada capítulo reúne las variables que describen el caso, y cada variable tiene una lista cerrada de opciones: por ejemplo sexo con hombre y mujer, edad con menos de 65 años y 65 años o más, embarazo con sí y no. El panelista nunca escribe texto libre: elige entre las opciones que ustedes han definido.

Un capítulo agrupa casos que se describen con las mismas variables. Si el estudio abarca adultos y niños, y en los niños cuentan otros factores — el peso, por ejemplo —, creen dos capítulos, «Adultos» y «Niños». Si todos los casos se describen igual, basta un solo capítulo.

Cómo se hace, en la pestaña Capítulos:

1. En «Nuevo capítulo» escriban el título y pulsen «Crear».
2. Dentro del capítulo, en «Nombre de la nueva variable», escriban el nombre — por ejemplo «Sexo» — y pulsen Intro o «Nueva variable». El cursor se queda en el campo: pueden escribir enseguida la variable siguiente. Basta con el nombre; el código interno lo deduce el programa.
3. Junto a cada variable, en «Nombre de la opción», escriban sus opciones una a una, también con Intro: «Hombre» y luego «Mujer».

Dos reglas para que las opciones funcionen. Deben excluirse entre sí: un paciente no puede estar en dos opciones de la misma variable. Y deben cubrir todos los casos: cada paciente debe estar en una. Para la edad, por tanto, «menos de 65 años» y «65 años o más» sirven; «joven» y «mayor» son ambiguas para alguien de cincuenta años.

Cuántos escenarios: cuidado con el crecimiento

El programa genera todas las combinaciones posibles de las opciones. Su número se obtiene multiplicando el número de opciones de cada variable, y crece muy deprisa:

• Sexo (2) × Edad (2) × Fiebre (2) = 8 escenarios.
• Añadiendo Embarazo (2): 16 escenarios.
• Dividiendo la edad en tres franjas en lugar de dos: 24 escenarios.
• Con cinco variables de tres opciones cada una: 243 escenarios.

Y cada escenario se vota para cada procedimiento: con 24 escenarios y 3 procedimientos, cada panelista da 72 votos por ronda. Bajo cada capítulo se indica siempre cuántos escenarios saldrán, antes y después de las excepciones. Mírenlo mientras añaden variables y opciones, y pregúntense si cada variable vale de verdad el trabajo que pide.

Excepciones y escenarios

Un escenario es una combinación de opciones, una por variable: por ejemplo sexo = hombre, edad = menos de 65 años, embarazo = no. El sistema genera por sí solo todas las combinaciones posibles de cada capítulo. Las excepciones descartan las imposibles — sexo = hombre junto con embarazo = sí — que no aparecerán en la votación.

Para crear una excepción, al final del capítulo elijan un valor en dos o más desplegables — por ejemplo «Hombre» en Sexo y «Sí» en Embarazo —, dejen los demás en «—» y pulsen «Nueva excepción». Un desplegable en «—» significa «cualquier valor». El número de escenarios bajo el capítulo baja enseguida: en el ejemplo, de 16 a 12.

Cuando variables, opciones y excepciones estén listas, pulsen «Generar escenarios». Atención: una vez creada la primera ronda los escenarios ya no se pueden regenerar, porque los votos emitidos se refieren a ellos. Revisen la lista antes de empezar.

Los procedimientos

Los procedimientos son las preguntas planteadas para cada escenario: normalmente pocos, rara vez más de cinco. En la tabla de votación son las columnas. Para cada escenario el panelista da un voto a cada procedimiento.

En la pestaña Procedimientos escriban el nombre y, si hace falta, una descripción, y pulsen «Nuevo procedimiento». Formúlenlos como decisiones precisas que un panelista pueda juzgar apropiadas o no: «Ecografía abdominal en las primeras 6 horas» funciona mejor que «Pruebas de imagen». Si dos procedimientos se parecen demasiado, los panelistas darán votos casi iguales y el resultado dirá poco.

Panelistas y códigos de acceso

El coordinador introduce los nombres y las direcciones de los panelistas — normalmente nueve, pero el número es libre. El sistema genera para cada uno un código único y lo envía por correo junto con el enlace para votar. Quien pierda el código puede pedir al coordinador que se lo reenvíe.

En la pestaña Panelistas, para cada uno hacen falta «Nombre y apellidos», «Correo electrónico» e «Idioma»: la invitación y la página de votación le llegarán en ese idioma. «Enviar invitación» manda el correo con el enlace personal; «Copiar enlace» sirve si prefieren enviarlo ustedes. No envíen las invitaciones antes de abrir la ronda: quien abriera el enlace encontraría una página sin nada que votar.

La matriz de permisos

No todos deben votarlo todo. La matriz establece, para cada panelista, qué combinaciones de capítulo y procedimiento le corresponden. El permiso dado sobre un par capítulo-procedimiento vale para todos los escenarios contenidos en ese capítulo, porque se votan los escenarios y no los capítulos.

En la pestaña Matriz de permisos las filas son los panelistas y las columnas los pares capítulo-procedimiento; un clic en una casilla la activa o la desactiva, y luego «Guardar». Ejemplo: si en un panel mixto el radiólogo solo debe juzgar ecografía y TC, y no el ingreso, desactiven su casilla del ingreso. «Permitir todo» y «Denegar todo» actúan sobre toda la tabla.

Las casillas que no toquen siguen el «Permiso por defecto para las celdas no definidas»: por eso un capítulo o un procedimiento añadidos después no quedan excluidos por descuido. Si todos votan todo, no hay que hacer nada.

Los ajustes

La pestaña Ajustes contiene la regla de consenso, sus umbrales y las palabras usadas en los informes. Los valores por defecto corresponden al método RAND/UCLA descrito más adelante: si no tienen un motivo concreto para cambiarlos, déjenlos así.

• «Votos más bajos a descartar» y «Votos más altos a descartar»: cuántos votos extremos quitar antes de contar. Por defecto: uno por cada lado.
• «Votos fuera de banda admitidos para el acuerdo»: cuántos votos pueden caer fuera del área sin romper el acuerdo. Por defecto: uno.
• «Votos fuera de banda a partir de los cuales el desacuerdo es fuerte»: hasta este número el desacuerdo es débil, por encima es fuerte. Por defecto: dos.
• «Votos mínimos para juzgar una celda»: por debajo de este número la celda no se juzga. Por defecto: tres.
• «Terminología»: las palabras con que aparecen áreas y resultados, por ejemplo «apropiado» en lugar de «alto». Se pueden cambiar en cualquier momento, incluso con el estudio en marcha.

Revisión final antes de la primera ronda

Antes de implicar a los panelistas, una revisión rápida evita tener que empezar de nuevo:

1. Cada capítulo tiene sus variables, y cada variable al menos dos opciones.
2. El número de escenarios de cada capítulo es el que esperan.
3. Han pulsado «Generar escenarios».
4. Están todos los procedimientos, escritos con claridad.
5. Los panelistas tienen la dirección y el idioma correctos, y la matriz dice quién vota qué.
6. En la pestaña Rondas: «Nueva ronda» y después «Abrir la ronda».
7. Solo ahora, en la pestaña Panelistas, envíen las invitaciones.

A partir de aquí el manual sigue con lo que ocurre durante la votación.

Cómo se vota

El panelista abre el enlace recibido y encuentra una tabla: en la primera columna los capítulos, divididos en una fila por escenario; en las demás columnas los procedimientos. En cada celda los números de la escala — normalmente del 1 al 9 — están escritos uno al lado del otro: se pulsa el número elegido y aparece un círculo a su alrededor. Los votos se guardan solos sobre la marcha; al final se confirma el envío.

Cuándo hay acuerdo

La escala se divide en tres áreas: votos bajos, área intermedia, votos altos. Para cada celda se descartan el voto más alto y el más bajo — los extremos aislados — y se mira dónde caen los demás. Si caen todos en la misma área salvo como mucho uno, hay acuerdo. Si quedan dos fuera, el desacuerdo es débil; si más de dos, es fuerte.

Los umbrales, los límites de las áreas y las palabras con que se nombran se cambian en los ajustes del estudio: son elecciones suyas, no del programa.

La segunda ronda

Cerrada la primera ronda, el coordinador puede abrir una segunda: vuelven a votación solo las celdas en las que había desacuerdo. Quien vota las vuelve a ver con una barra horizontal bajo los números, que va del voto mínimo al máximo dados la vez anterior, y justo debajo la mediana de la ronda precedente. Así cada uno ve dónde se situaba el grupo antes de decidir de nuevo.

El acuerdo formado sobre el área intermedia sigue siendo acuerdo y no vuelve a votación: es una decisión del grupo, no una indecisión.

Cerrar una celda a mano

Si una celda no se va a resolver sola, el coordinador puede cerrarla desde la tabla de estadísticas, con una nota y, si quiere, con un resultado decidido en la conferencia. Una celda cerrada no vuelve a votación y en el informe final aparece el resultado elegido. Reabrirla lo deja todo como estaba.

El informe final

El informe no enumera los escenarios uno por uno: los reduce a las variables que marcan una diferencia. Si para un procedimiento el acuerdo vale para los hombres tanto jóvenes como mayores, el informe dice «sexo = hombre» y de la edad no habla, porque no cambia el resultado. Para cada capítulo y procedimiento se indican las variables determinantes y las que no influyen.

Al principio del informe las mismas áreas están escritas como frases, para pegarlas en la sección de resultados de un artículo. Todo se exporta en CSV y en texto plano, y la página se imprime sin la navegación.

Idiomas y palabras del estudio

La interfaz existe en varios idiomas y se cambia desde la barra superior: cada panelista vota en el suyo. Las palabras con que se nombran las áreas y los resultados — apropiado, incierto, no apropiado, acuerdo, desacuerdo — en cambio no se traducen: son datos de su estudio, escritos en los ajustes, y aparecen iguales para todos y en el informe final.