Delphi4All — Manualul utilizatorului

Ce este Delphi4All

Delphi4All servește la conducerea unei conferințe de consens prin metoda Delphi. Un grup de experți — panelul — votează asupra multor cazuri clinice posibile; sistemul calculează unde există acord și unde nu, readuce la vot doar ceea ce dezbină grupul și, la final, descrie rezultatele cât mai pe scurt cu putință.

Cele două roluri

• Coordonatorul se înregistrează pe site, construiește studiul, invită experții, deschide și închide rundele și citește raportul final.
• Expertul nu se înregistrează: primește prin e-mail un cod personal de acces și votează cu el. Codul îi identifică voturile, deci nu trebuie transmis nimănui.

Înregistrarea ca coordonator

Înregistrarea cere două confirmări și se face în patru pași.

1. Se completează formularul de înregistrare cu numele, adresa de e-mail, instituția și motivul cererii.
2. Sosește un e-mail cu un link: deschiderea lui confirmă că adresa vă aparține.
3. Administratorul primește cererea și decide dacă o aprobă.
4. Dacă cererea este aprobată, sosește un al doilea e-mail cu linkul pentru alegerea parolei. De atunci vă puteți autentifica.

Numele, instituția, limba și parola se pot schimba oricând din profilul propriu: numele dumneavoastră din bara de sus.

Înainte de a începe: ce trebuie pregătit

Un studiu se construiește mai ușor dacă îl schițați mai întâi pe hârtie și merită discutat cu grupul înainte de a-l introduce: după prima rundă structura nu se mai poate schimba. Sunt necesare trei liste.

• Întrebarea: ce vreți să aflați de la panel. De exemplu: «când este potrivit să se facă o ecografie unui adult cu durere abdominală acută?».
• Procedurile: deciziile de evaluat, adică răspunsurile posibile la întrebare. În exemplu: ecografie, CT abdominal, internare.
• Factorii care pot schimba răspunsul: trăsăturile pacientului care, după experți, fac o procedură mai mult sau mai puțin potrivită. În exemplu: sexul, vârsta, sarcina, febra. Ei vor deveni variabilele.

Un sfat: includeți doar factorii despre care cineva din grup crede cu adevărat că pot schimba judecata. Fiecare factor în plus înmulțește munca experților, cum se vede mai departe.

Crearea studiului

Din «Studiile mele», caseta «Studiu nou» cere puține lucruri:

• «Titlu» și «Descriere»: așa vor vedea experții studiul, în capul paginii de votare. În descriere merită scrisă întrebarea studiului.
• «Nota minimă» și «Nota maximă»: scala. Metoda RAND/UCLA folosește de la 1 la 9 și e bine să rămână așa: cele trei benzi — inferioară, mijlocie și superioară — sunt gândite pentru acea scală.
• «Numărul de experți»: câți experți prevedeți. Este o orientare; contează cine este adăugat efectiv în fila Experți.
• «Numărul maxim de runde»: de obicei ajung două sau trei.

După «Creează» se deschide pagina studiului, împărțită în file: Capitole, Proceduri, Experți, Matricea permisiunilor, Runde, Setări, Raport. E bine să fie completate în această ordine, care este și ordinea secțiunilor următoare.

Capitole, variabile și opțiuni

Un studiu este alcătuit din capitole. Fiecare capitol cuprinde variabilele care descriu cazul, iar fiecare variabilă are o listă închisă de opțiuni: de exemplu sexul cu masculin și feminin, vârsta cu sub 65 de ani și 65 de ani sau mai mult, sarcina cu da și nu. Expertul nu scrie niciodată text liber: alege dintre opțiunile pe care le-ați definit.

Un capitol ține laolaltă cazuri descrise de aceleași variabile. Dacă studiul privește și adulți, și copii, iar la copii contează alți factori — greutatea, de pildă — faceți două capitole, «Adulți» și «Copii». Dacă toate cazurile se descriu la fel, ajunge un singur capitol.

Cum se face, în fila Capitole:

1. În «Capitol nou» scrieți titlul și apăsați «Creează».
2. În capitol, în «Numele noii variabile», scrieți numele — de exemplu «Sex» — și apăsați Enter sau «Variabilă nouă». Cursorul rămâne în câmp: puteți scrie imediat variabila următoare. Numele este de ajuns; codul intern îl deduce programul.
3. Lângă fiecare variabilă, în «Numele opțiunii», scrieți opțiunile una câte una, tot cu Enter: «Masculin», apoi «Feminin».

Două reguli pentru opțiuni care funcționează. Trebuie să se excludă reciproc: un pacient nu poate intra în două opțiuni ale aceleiași variabile. Și trebuie să acopere toate cazurile: fiecare pacient trebuie să intre într-una. Pentru vârstă, așadar, «sub 65 de ani» și «65 de ani sau mai mult» merg bine; «tânăr» și «vârstnic» sunt ambigue pentru cineva de cincizeci de ani.

Câte scenarii: atenție la creștere

Programul generează toate combinațiile posibile ale opțiunilor. Numărul lor se obține înmulțind numărul de opțiuni ale fiecărei variabile și crește foarte repede:

• Sex (2) × Vârstă (2) × Febră (2) = 8 scenarii.
• Adăugând Sarcina (2): 16 scenarii.
• Împărțind vârsta în trei grupe în loc de două: 24 de scenarii.
• Cu cinci variabile a câte trei opțiuni fiecare: 243 de scenarii.

Și fiecare scenariu se votează pentru fiecare procedură: cu 24 de scenarii și 3 proceduri, fiecare expert dă 72 de voturi pe rundă. Sub fiecare capitol se arată mereu câte scenarii vor ieși, înainte și după excepții. Priviți acest număr în timp ce adăugați variabile și opțiuni și întrebați-vă dacă fiecare variabilă merită cu adevărat munca pe care o cere.

Excepții și scenarii

Un scenariu este o combinație de opțiuni, câte una pentru fiecare variabilă: de exemplu sex = masculin, vârstă = sub 65 de ani, sarcină = nu. Sistemul generează singur toate combinațiile posibile ale fiecărui capitol. Excepțiile le înlătură pe cele imposibile — sex = masculin împreună cu sarcină = da — care nu vor apărea la vot.

Pentru a crea o excepție, la sfârșitul capitolului alegeți o valoare în două sau mai multe liste — de exemplu «Masculin» la Sex și «Da» la Sarcină — lăsați-le pe celelalte pe «—» și apăsați «Excepție nouă». O listă lăsată pe «—» înseamnă «orice valoare». Numărul de scenarii de sub capitol scade îndată: în exemplu, de la 16 la 12.

Când variabilele, opțiunile și excepțiile sunt gata, apăsați «Generează scenariile». Atenție: după crearea primei runde scenariile nu mai pot fi generate din nou, fiindcă voturile deja date se referă la ele. Verificați lista înainte de a începe.

Procedurile

Procedurile sunt întrebările puse la fiecare scenariu: de obicei puține, rareori mai mult de cinci. În tabelul de votare ele sunt coloanele. Pentru fiecare scenariu expertul dă o notă fiecărei proceduri.

În fila Proceduri scrieți numele și, dacă e nevoie, o descriere, apoi apăsați «Procedură nouă». Formulați-le ca decizii precise, pe care un expert le poate judeca potrivite sau nu: «Ecografie abdominală în primele 6 ore» funcționează mai bine decât «Imagistică». Dacă două proceduri seamănă prea mult, experții vor da note aproape identice și rezultatul va spune puțin.

Experții și codurile de acces

Coordonatorul introduce numele și adresele experților — de obicei nouă, dar numărul este liber. Sistemul generează pentru fiecare un cod unic și îl trimite prin e-mail împreună cu linkul de votare. Cine își pierde codul poate cere coordonatorului să i-l retrimită.

În fila Experți, pentru fiecare sunt necesare «Nume și prenume», «Adresă de e-mail» și «Limba»: invitația și pagina de votare îi vor ajunge în acea limbă. «Trimite invitația» trimite e-mailul cu linkul personal; «Copiază linkul» folosește dacă preferați să îl trimiteți dumneavoastră. Nu trimiteți invitațiile înainte de a deschide runda: cine ar deschide linkul ar găsi o pagină fără nimic de votat.

Matricea permisiunilor

Nu toți trebuie să voteze tot. Matricea stabilește, pentru fiecare expert, ce perechi de capitol și procedură îi revin. Permisiunea dată pe o pereche capitol-procedură este valabilă pentru toate scenariile din acel capitol, fiindcă se votează scenariile, nu capitolele.

În fila Matricea permisiunilor rândurile sunt experții, iar coloanele perechile capitol-procedură; un clic pe o casetă o aprinde sau o stinge, apoi «Salvează». Exemplu: dacă într-un panel mixt radiologul trebuie să judece doar ecografia și CT-ul, nu și internarea, stingeți-i caseta de internare. «Permite tot» și «Refuză tot» acționează asupra întregului tabel.

Casetele pe care nu le atingeți urmează setarea «Permisiunea implicită pentru celulele nestabilite»: de aceea un capitol sau o procedură adăugate mai târziu nu rămân excluse din uitare. Dacă toți trebuie să voteze tot, nu e nimic de făcut.

Setările

În fila Setări se află regula de consens, pragurile ei și cuvintele folosite în rapoarte. Valorile implicite corespund metodei RAND/UCLA descrise mai departe: dacă nu aveți un motiv anume să le schimbați, lăsați-le așa.

• «Câte voturi dintre cele mai mici se elimină» și «Câte voturi dintre cele mai mari se elimină»: câte voturi extreme se scot înainte de numărare. Implicit: câte unul de fiecare parte.
• «Voturi în afara benzii admise pentru acord»: câte voturi pot cădea în afara benzii fără a strica acordul. Implicit: unul.
• «Voturi în afara benzii peste care dezacordul este puternic»: până la acest număr dezacordul este slab, peste el este puternic. Implicit: două.
• «Voturi minime pentru evaluarea unei celule»: sub acest număr celula nu este evaluată. Implicit: trei.
• «Terminologie»: cuvintele cu care apar benzile și rezultatele, de exemplu «potrivit» în loc de «superior». Se pot schimba oricând, chiar și cu studiul în desfășurare.

Verificarea finală înainte de prima rundă

Înainte de a-i implica pe experți, o verificare rapidă vă scutește de a lua totul de la capăt:

1. Fiecare capitol are variabilele lui, iar fiecare variabilă cel puțin două opțiuni.
2. Numărul de scenarii din fiecare capitol este cel la care vă așteptați.
3. Ați apăsat «Generează scenariile».
4. Toate procedurile există și sunt formulate limpede.
5. Experții au adresa și limba potrivite, iar matricea spune cine ce votează.
6. În fila Runde: «Rundă nouă», apoi «Deschide runda».
7. Abia acum, în fila Experți, trimiteți invitațiile.

De aici manualul continuă cu ce se întâmplă în timpul votării.

Cum se votează

Expertul deschide linkul primit și găsește un tabel: în prima coloană capitolele, împărțite câte un rând pentru fiecare scenariu; în celelalte coloane procedurile. În fiecare celulă numerele scalei — de obicei de la 1 la 9 — sunt scrise unul lângă altul: se apasă numărul ales și în jurul lui apare un cerculeț. Voturile se salvează singure pe parcurs; la final se confirmă trimiterea.

Când există acord

Scala se împarte în trei benzi: note mici, banda mijlocie, note mari. Pentru fiecare celulă se pun deoparte nota cea mai mare și cea mai mică — extremele izolate — și se vede unde cad celelalte. Dacă toate cad în aceeași bandă în afară de cel mult una, există acord. Dacă rămân două în afară, dezacordul este slab; dacă sunt mai mult de două, este puternic.

Pragurile, limitele benzilor și cuvintele cu care sunt numite se schimbă în setările studiului: sunt alegerile dumneavoastră, nu ale programului.

A doua rundă

După închiderea primei runde, coordonatorul poate deschide una a doua: revin la vot doar celulele în care a fost dezacord. Cei care votează le revăd cu o bară orizontală sub numere, care merge de la nota cea mai mică la cea mai mare date data trecută, iar imediat dedesubt mediana rundei anterioare. Astfel fiecare vede unde se afla grupul înainte de a hotărî din nou.

Acordul format în banda mijlocie rămâne acord și nu revine la vot: este o hotărâre a grupului, nu o ezitare.

Închiderea manuală a unei celule

Dacă o celulă nu se va lămuri de la sine, coordonatorul o poate închide din tabelul de statistici, cu o notă și, dacă dorește, cu un rezultat hotărât în conferință. O celulă închisă nu revine la vot, iar în raportul final apare rezultatul ales. Redeschiderea readuce totul cum era.

Raportul final

Raportul nu înșiră scenariile unul câte unul: le reduce la variabilele care contează. Dacă la o procedură acordul este valabil pentru bărbați, și tineri, și vârstnici, raportul scrie «sex = masculin» și despre vârstă nu spune nimic, fiindcă ea nu schimbă rezultatul. Pentru fiecare capitol și procedură sunt arătate variabilele determinante și cele fără efect.

La începutul raportului aceleași zone sunt scrise ca propoziții, gata de lipit în secțiunea de rezultate a unui articol. Totul se exportă în CSV și în text simplu, iar pagina se tipărește fără bara de navigare.

Limbile și cuvintele studiului

Interfața există în mai multe limbi și se schimbă din bara de sus: fiecare expert votează în limba lui. În schimb, cuvintele care numesc benzile și rezultatele — potrivit, incert, nepotrivit, acord, dezacord — nu se traduc: sunt date ale studiului dumneavoastră, scrise în setări, și de aceea apar la fel pentru toți și în raportul final.