Delphi4All — Manuel d'utilisation

Qu'est-ce que Delphi4All

Delphi4All sert à conduire une conférence de consensus par la méthode Delphi. Un groupe d'experts — les panélistes — se prononce sur de nombreux cas cliniques possibles ; le système établit où il y a accord et où il n'y en a pas, remet au vote seulement ce qui divise le groupe, et décrit enfin les résultats le plus brièvement possible.

Les deux rôles

• Le coordinateur s'inscrit sur le site, construit l'étude, invite les panélistes, ouvre et ferme les tours et lit le rapport final.
• Le panéliste ne s'inscrit pas : il reçoit par courriel un code d'accès personnel et vote avec celui-ci. Le code identifie ses votes, il ne doit donc pas être partagé.

S'inscrire comme coordinateur

L'inscription demande deux confirmations et se fait en quatre étapes.

1. On remplit le formulaire d'inscription avec le nom, l'adresse électronique, l'institution et le motif de la demande.
2. Un courriel arrive avec un lien : l'ouvrir confirme que l'adresse est bien la vôtre.
3. L'administrateur reçoit la demande et décide de l'approuver ou non.
4. Si la demande est approuvée, un deuxième courriel arrive avec le lien pour choisir le mot de passe. Dès lors on peut se connecter.

Le nom, l'institution, la langue et le mot de passe se changent à tout moment depuis le profil : votre nom dans la barre du haut.

Avant de commencer : ce qu'il faut préparer

Une étude se construit mieux si on l'esquisse d'abord sur papier, et il vaut mieux en discuter avec le groupe avant de la saisir : après le premier tour, sa structure ne peut plus être modifiée. Il faut trois listes.

• La question : ce que vous voulez apprendre du panel. Par exemple : « quand est-il approprié de réaliser une échographie chez un adulte souffrant de douleurs abdominales aiguës ? ».
• Les procédures : les décisions à juger, c'est-à-dire les réponses possibles à la question. Dans l'exemple : échographie, scanner abdominal, hospitalisation.
• Les facteurs qui peuvent changer la réponse : les caractéristiques du patient qui, selon les experts, rendent une procédure plus ou moins appropriée. Dans l'exemple : sexe, âge, grossesse, fièvre. Ils deviendront les variables.

Un conseil : n'incluez que les facteurs dont quelqu'un dans le groupe pense vraiment qu'ils peuvent changer le jugement. Chaque facteur supplémentaire multiplie le travail des panélistes, comme on le verra plus loin.

Créer l'étude

Depuis « Mes études », le cadre « Nouvelle étude » demande peu de choses :

• « Titre » et « Description » : ce que les panélistes verront de l'étude, en haut de la page de vote. Il est utile d'écrire la question de l'étude dans la description.
• « Note minimale » et « Note maximale » : l'échelle. La méthode RAND/UCLA utilise 1 à 9, et mieux vaut la laisser ainsi : les trois zones, basse, intermédiaire et haute, sont conçues pour cette échelle.
• « Nombre de panélistes » : combien d'experts vous prévoyez. C'est une indication ; ce qui compte, ce sont les panélistes que vous ajouterez vraiment dans l'onglet Panélistes.
• « Nombre maximal de tours » : deux ou trois suffisent en général.

Après « Créer » s'ouvre la page de l'étude, divisée en onglets : Chapitres, Procédures, Panélistes, Matrice des accès, Tours, Paramètres, Rapport. Mieux vaut les remplir dans cet ordre, qui est aussi celui des sections suivantes.

Chapitres, variables et options

Une étude se compose de chapitres. Chaque chapitre réunit les variables qui décrivent le cas, et chaque variable a une liste fermée d'options : par exemple sexe avec homme et femme, âge avec moins de 65 ans et 65 ans ou plus, grossesse avec oui et non. Le panéliste n'écrit jamais de texte libre : il choisit parmi les options que vous avez définies.

Un chapitre regroupe des cas décrits par les mêmes variables. Si l'étude concerne à la fois des adultes et des enfants, et que pour les enfants d'autres facteurs comptent — le poids, par exemple — créez deux chapitres, « Adultes » et « Enfants ». Si tous les cas se décrivent de la même façon, un seul chapitre suffit.

Comment faire, dans l'onglet Chapitres :

1. Dans « Nouveau chapitre », écrivez le titre et appuyez sur « Créer ».
2. Dans le chapitre, sous « Nom de la nouvelle variable », écrivez le nom — par exemple « Sexe » — et appuyez sur Entrée ou sur « Nouvelle variable ». Le curseur reste dans le champ : vous pouvez tout de suite écrire la variable suivante. Le nom suffit ; le programme déduit lui-même le code interne.
3. À côté de chaque variable, sous « Nom de l'option », écrivez ses options une par une, toujours avec Entrée : « Homme », puis « Femme ».

Deux règles pour des options qui fonctionnent. Elles doivent s'exclure mutuellement : un patient ne peut pas entrer dans deux options de la même variable. Et elles doivent couvrir tous les cas : chaque patient doit entrer dans l'une d'elles. Pour l'âge, donc, « moins de 65 ans » et « 65 ans ou plus » conviennent ; « jeune » et « âgé » sont ambigus pour quelqu'un de cinquante ans.

Combien de scénarios : attention à la croissance

Le programme engendre toutes les combinaisons possibles des options. Leur nombre s'obtient en multipliant le nombre d'options de chaque variable, et il croît très vite :

• Sexe (2) × Âge (2) × Fièvre (2) = 8 scénarios.
• En ajoutant Grossesse (2) : 16 scénarios.
• En divisant l'âge en trois tranches au lieu de deux : 24 scénarios.
• Avec cinq variables de trois options chacune : 243 scénarios.

Et chaque scénario se vote pour chaque procédure : avec 24 scénarios et 3 procédures, chaque panéliste donne 72 notes par tour. Sous chaque chapitre est toujours indiqué combien de scénarios seront produits, avant et après les exceptions. Surveillez-le en ajoutant variables et options, et demandez-vous si chaque variable vaut vraiment le travail qu'elle demande.

Exceptions et scénarios

Un scénario est une combinaison d'options, une par variable : par exemple sexe = homme, âge = moins de 65 ans, grossesse = non. Le système engendre lui-même toutes les combinaisons possibles de chaque chapitre. Les exceptions écartent celles qui sont impossibles — sexe = homme avec grossesse = oui — qui n'apparaîtront pas au vote.

Pour créer une exception, en bas du chapitre choisissez une valeur dans deux menus déroulants ou plus — par exemple « Homme » dans Sexe et « Oui » dans Grossesse —, laissez les autres sur « — » et appuyez sur « Nouvelle exception ». Un menu laissé sur « — » signifie « n'importe quelle valeur ». Le nombre de scénarios sous le chapitre baisse aussitôt : dans l'exemple, de 16 à 12.

Quand variables, options et exceptions sont en place, appuyez sur « Générer les scénarios ». Attention : une fois le premier tour créé, les scénarios ne peuvent plus être régénérés, car les notes déjà données s'y rapportent. Vérifiez la liste avant de commencer.

Les procédures

Les procédures sont les questions posées pour chaque scénario : en général peu nombreuses, rarement plus de cinq. Dans le tableau de vote, ce sont les colonnes. Pour chaque scénario, le panéliste attribue une note à chaque procédure.

Dans l'onglet Procédures, écrivez le nom et, si besoin, une description, puis appuyez sur « Nouvelle procédure ». Formulez-les comme des décisions précises, qu'un panéliste puisse juger appropriées ou non : « Échographie abdominale dans les 6 heures » fonctionne mieux que « Imagerie ». Si deux procédures se ressemblent trop, les panélistes donneront des notes presque identiques et le résultat dira peu de chose.

Panélistes et codes d'accès

Le coordinateur saisit les noms et les adresses des panélistes — en général neuf, mais le nombre est libre. Le système engendre pour chacun un code unique et l'envoie par courriel avec le lien pour voter. Qui perd son code peut le faire renvoyer par le coordinateur.

Dans l'onglet Panélistes, il faut pour chacun « Nom et prénom », « Adresse e-mail » et « Langue » : l'invitation et la page de vote lui parviendront dans cette langue. « Envoyer l'invitation » envoie le courriel avec le lien personnel ; « Copier le lien » sert si vous préférez l'envoyer vous-même. N'envoyez pas les invitations avant d'avoir ouvert le tour : qui ouvrirait le lien trouverait une page sans rien à voter.

La matrice des autorisations

Tous ne doivent pas tout voter. La matrice fixe, pour chaque panéliste, quelles combinaisons de chapitre et de procédure lui reviennent. L'autorisation donnée sur un couple chapitre-procédure vaut pour tous les scénarios contenus dans ce chapitre, car ce sont les scénarios que l'on vote, non les chapitres.

Dans l'onglet Matrice des accès, les lignes sont les panélistes et les colonnes les couples chapitre-procédure ; un clic sur une case l'active ou la désactive, puis « Enregistrer ». Exemple : si, dans un panel mixte, le radiologue ne doit juger que l'échographie et le scanner, pas l'hospitalisation, désactivez sa case hospitalisation. « Tout autoriser » et « Tout refuser » agissent sur tout le tableau.

Les cases que vous ne touchez pas suivent l'« Autorisation par défaut pour les cellules non définies » : c'est pourquoi un chapitre ou une procédure ajoutés plus tard ne restent pas exclus par oubli. Si tout le monde vote sur tout, il n'y a rien à faire.

Les paramètres

L'onglet Paramètres contient la règle de consensus, ses seuils et les mots utilisés dans les rapports. Les valeurs par défaut correspondent à la méthode RAND/UCLA décrite plus loin : sauf raison précise de les changer, laissez-les telles quelles.

• « Notes les plus basses à écarter » et « Notes les plus hautes à écarter » : combien de notes extrêmes retirer avant de compter. Par défaut : une de chaque côté.
• « Notes hors bande tolérées pour l'accord » : combien de notes peuvent tomber hors de la zone sans rompre l'accord. Par défaut : une.
• « Notes hors bande au-delà desquelles le désaccord est fort » : jusqu'à ce nombre le désaccord est faible, au-delà il est fort. Par défaut : deux.
• « Notes minimales pour juger une cellule » : en dessous de ce nombre, la cellule n'est pas jugée. Par défaut : trois.
• « Terminologie » : les mots utilisés pour les zones et les résultats, par exemple « approprié » au lieu de « haut ». On peut les changer à tout moment, même en cours d'étude.

Vérification finale avant le premier tour

Avant d'impliquer les panélistes, une vérification rapide évite de devoir tout recommencer :

1. Chaque chapitre a ses variables, et chaque variable au moins deux options.
2. Le nombre de scénarios de chaque chapitre correspond à ce que vous attendez.
3. Vous avez appuyé sur « Générer les scénarios ».
4. Toutes les procédures sont là, formulées clairement.
5. Les panélistes ont la bonne adresse et la bonne langue, et la matrice indique qui vote sur quoi.
6. Dans l'onglet Tours : « Nouveau tour », puis « Ouvrir le tour ».
7. Seulement maintenant, dans l'onglet Panélistes, envoyez les invitations.

À partir d'ici, le manuel décrit ce qui se passe pendant le vote.

Comment on vote

Le panéliste ouvre le lien reçu et trouve un tableau : la première colonne porte les chapitres, découpés en une ligne par scénario ; les autres colonnes sont les procédures. Dans chaque cellule, les nombres de l'échelle — en général de 1 à 9 — sont écrits côte à côte : on clique le nombre choisi et un cercle apparaît autour. Les votes s'enregistrent tout seuls au fur et à mesure ; à la fin on confirme l'envoi.

Quand il y a accord

L'échelle se divise en trois zones : notes basses, zone intermédiaire, notes hautes. Pour chaque cellule on écarte la note la plus haute et la plus basse — les extrêmes isolés — et on regarde où tombent les autres. Si elles tombent toutes dans la même zone sauf au plus une, il y a accord. S'il en reste deux dehors, le désaccord est faible ; s'il y en a plus de deux, il est fort.

Les seuils, les limites des zones et les mots employés pour les nommer se changent dans les réglages de l'étude : ce sont vos choix, non ceux du programme.

Le deuxième tour

Le premier tour clos, le coordinateur peut en ouvrir un deuxième : seules les cellules où il y avait désaccord repassent au vote. Ceux qui votent les revoient avec une barre horizontale sous les nombres, allant de la note la plus basse à la plus haute données la fois précédente, et juste dessous la médiane du tour précédent. Chacun voit ainsi où se situait le groupe avant de décider à nouveau.

L'accord formé sur la zone intermédiaire reste un accord et ne repasse pas au vote : c'est une décision du groupe, non une indécision.

Fermer une cellule à la main

Si une cellule ne se résoudra pas d'elle-même, le coordinateur peut la fermer depuis le tableau des statistiques, avec une note et, s'il le souhaite, avec un résultat décidé en séance. Une cellule fermée ne repasse pas au vote et le rapport final porte le résultat choisi. La rouvrir remet tout comme avant.

Le rapport final

Le rapport n'énumère pas les scénarios un par un : il les réduit aux seules variables qui font une différence. Si pour une procédure l'accord vaut pour les hommes tant jeunes qu'âgés, le rapport dit « sexe = homme » et ne parle pas de l'âge, car il ne change pas le résultat. Pour chaque chapitre et procédure sont indiquées les variables déterminantes et celles sans effet.

En tête du rapport, les mêmes zones sont écrites en phrases, à coller dans la section résultats d'un article. Tout s'exporte en CSV et en texte brut, et la page s'imprime sans la navigation.

Langues et mots de l'étude

L'interface existe en plusieurs langues et se change depuis la barre du haut : chaque panéliste vote dans la sienne. Les mots qui nomment les zones et les résultats — approprié, incertain, non approprié, accord, désaccord — ne sont en revanche pas traduits : ce sont des données de votre étude, écrites dans les réglages, et ils apparaissent donc identiques pour tous et dans le rapport final.