Delphi4All — Manuale utente

Che cos'è Delphi4All

Delphi4All serve a condurre una consensus conference con il metodo Delphi. Un gruppo di esperti — i panelist — esprime un voto su molti casi clinici possibili; il sistema calcola dove c'è accordo e dove no, rimette in votazione solo ciò su cui il gruppo è diviso, e alla fine descrive i risultati nel modo più breve possibile.

I due ruoli

• Il coordinator si registra al sito, costruisce lo studio, invita i panelist, apre e chiude i round e legge il report finale.
• Il panelist non si registra: riceve per email un codice di accesso personale e con quello vota. Il codice identifica i suoi voti, quindi non va condiviso.

Registrarsi come coordinator

La registrazione richiede due conferme, e avviene in quattro passi.

1. Si compila il modulo di registrazione con nome, indirizzo email, ente e il motivo della richiesta.
2. Arriva una email con un link: aprirlo conferma che l'indirizzo è vostro.
3. L'amministratore riceve la richiesta e decide se approvarla.
4. Se la richiesta è approvata arriva una seconda email con il link per scegliere la password. Da quel momento si può entrare.

Nome, ente, lingua e password si cambiano in qualsiasi momento dal proprio profilo: nella barra in alto, il proprio nome.

Prima di cominciare: cosa preparare

Uno studio si costruisce meglio se prima lo si abbozza su carta, e conviene discuterlo con il gruppo prima di inserirlo: dopo il primo round la sua struttura non si può più cambiare. Servono tre elenchi.

• La domanda: che cosa volete sapere dal panel. Per esempio: «quando è appropriato eseguire un'ecografia in un adulto con dolore addominale acuto?».
• Le procedure: le decisioni da giudicare, cioè le risposte possibili alla domanda. Nell'esempio: ecografia, TC addome, ricovero.
• I fattori che possono cambiare la risposta: le caratteristiche del paziente che, secondo gli esperti, rendono una procedura più o meno appropriata. Nell'esempio: sesso, età, gravidanza, febbre. Diventeranno le variabili.

Un consiglio: includete solo i fattori che qualcuno nel gruppo ritiene davvero capaci di cambiare il giudizio. Ogni fattore in più moltiplica il lavoro dei panelist, come si vede più avanti.

Creare lo studio

Da «I miei studi», il riquadro «Nuovo studio» chiede poche cose:

• «Titolo» e «Descrizione»: come i panelist vedranno lo studio, in cima alla pagina di voto. Nella descrizione conviene scrivere la domanda dello studio.
• «Voto minimo» e «Voto massimo»: la scala. Il metodo RAND/UCLA usa da 1 a 9, e conviene lasciarla così: le tre aree, bassa, intermedia e alta, sono pensate per quella scala.
• «Numero di panelist»: quanti esperti prevedete. È un riferimento; conta chi inserirete davvero nella scheda Panelist.
• «Numero massimo di round»: di solito due o tre bastano.

Dopo «Crea» si apre la pagina dello studio, divisa in schede: Capitoli, Procedure, Panelist, Matrice dei permessi, Round, Impostazioni, Report. Conviene compilarle in quest'ordine, che è anche l'ordine delle sezioni seguenti.

Capitoli, variabili e opzioni

Uno studio si compone di capitoli. Ogni capitolo raccoglie le variabili che descrivono il caso, e ogni variabile ha un elenco chiuso di opzioni: per esempio sesso con maschio e femmina, età con meno di 65 anni e 65 anni o più, gravidanza con sì e no. Il panelist non scrive mai testo libero: sceglie fra le opzioni che avete definito.

Un capitolo tiene insieme casi che si descrivono con le stesse variabili. Se lo studio riguarda sia adulti sia bambini, e per i bambini contano fattori diversi — il peso, per esempio — fate due capitoli, «Adulti» e «Bambini». Se tutti i casi si descrivono allo stesso modo, basta un capitolo solo.

Come si fa, nella scheda Capitoli:

1. In «Nuovo capitolo» scrivete il titolo e premete «Crea».
2. Dentro il capitolo, in «Nome della nuova variabile», scrivete il nome — per esempio «Sesso» — e premete Invio oppure «Nuova variabile». Il cursore resta nel campo: potete scrivere subito la variabile successiva. Il nome basta; il codice interno lo ricava il programma.
3. Accanto a ogni variabile, in «Nome dell'opzione», scrivete le sue opzioni una alla volta, sempre con Invio: «Maschio», poi «Femmina».

Due regole per opzioni che funzionano. Devono escludersi a vicenda: un paziente non può stare in due opzioni della stessa variabile. E devono coprire tutti i casi: ogni paziente deve stare in una. Per l'età, quindi, «meno di 65 anni» e «65 anni o più» vanno bene; «giovane» e «anziano» sono ambigue per chi ha cinquant'anni.

Quanti scenari: attenzione alla crescita

Il programma genera tutte le combinazioni possibili delle opzioni. Il loro numero si ottiene moltiplicando il numero di opzioni di ogni variabile, e cresce molto in fretta:

• Sesso (2) × Età (2) × Febbre (2) = 8 scenari.
• Aggiungendo Gravidanza (2): 16 scenari.
• Dividendo l'età in tre fasce invece di due: 24 scenari.
• Con cinque variabili da tre opzioni ciascuna: 243 scenari.

E ogni scenario va votato per ogni procedura: con 24 scenari e 3 procedure, ogni panelist dà 72 voti per round. Sotto ogni capitolo è sempre indicato quanti scenari usciranno, prima e dopo le eccezioni. Guardatelo mentre aggiungete variabili e opzioni, e chiedetevi se ogni variabile vale davvero il lavoro che chiede.

Eccezioni e scenari

Uno scenario è una combinazione di opzioni, una per variabile: per esempio sesso = maschio, età = meno di 65 anni, gravidanza = no. Il sistema genera da solo tutte le combinazioni possibili di ogni capitolo. Le eccezioni servono a escludere quelle impossibili — sesso = maschio insieme a gravidanza = sì — che non compariranno nella votazione.

Per creare un'eccezione, in fondo al capitolo scegliete un valore in due o più tendine — per esempio «Maschio» in Sesso e «Sì» in Gravidanza — lasciate le altre su «—» e premete «Nuova eccezione». Una tendina lasciata su «—» significa «qualunque valore». Il conteggio degli scenari sotto il capitolo scende subito: nell'esempio da 16 a 12.

Quando variabili, opzioni ed eccezioni sono a posto, premete «Genera gli scenari». Attenzione: una volta creato il primo round gli scenari non si possono più rigenerare, perché i voti già dati si riferiscono a quelli. Controllate l'elenco prima di cominciare.

Le procedure

Le procedure sono le domande poste per ogni scenario: di solito poche, raramente più di cinque. Nella tabella di voto sono le colonne. Per ogni scenario il panelist dà un voto a ciascuna procedura.

Nella scheda Procedure scrivete il nome e, se serve, una descrizione, poi premete «Nuova procedura». Formulatele come decisioni precise, che un panelist possa giudicare appropriate o no: «Ecografia addominale entro 6 ore» funziona meglio di «Imaging». Se due procedure si somigliano troppo, i panelist daranno voti quasi uguali e il risultato dirà poco.

Panelist e codici di accesso

Il coordinator inserisce i nomi e gli indirizzi dei panelist — di solito nove, ma il numero è libero. Il sistema genera per ciascuno un codice unico e lo manda per email insieme al link per votare. Chi perde il codice può farselo rimandare dal coordinator.

Nella scheda Panelist, per ognuno servono «Nome e cognome», «Indirizzo email» e «Lingua»: l'invito e la pagina di voto gli arriveranno in quella lingua. «Invia invito» manda la mail con il link personale; «Copia il link» serve se preferite mandarlo voi. Non inviate gli inviti prima di aver aperto il round: chi aprisse il link troverebbe una pagina senza niente da votare.

La matrice dei permessi

Non tutti devono votare tutto. La matrice stabilisce, per ogni panelist, quali combinazioni di capitolo e procedura gli competono. Il permesso dato su una coppia capitolo-procedura vale per tutti gli scenari contenuti in quel capitolo, perché si votano gli scenari e non i capitoli.

Nella scheda Matrice dei permessi le righe sono i panelist e le colonne le coppie capitolo-procedura; un clic su una casella la accende o la spegne, poi «Salva». Esempio: se in un panel misto il radiologo deve giudicare solo ecografia e TC, e non il ricovero, spegnete la sua casella del ricovero. «Consenti tutto» e «Nega tutto» agiscono sull'intera tabella.

Le caselle che non toccate seguono il «Permesso predefinito per le celle non impostate»: per questo un capitolo o una procedura aggiunti in seguito non restano esclusi per dimenticanza. Se tutti devono votare tutto, non serve fare nulla.

Le impostazioni

Nella scheda Impostazioni ci sono la regola di consenso, le sue soglie e le parole usate nei report. I valori predefiniti corrispondono al metodo RAND/UCLA descritto più avanti: se non avete un motivo preciso per cambiarli, lasciateli così.

• «Voti più bassi da scartare» e «Voti più alti da scartare»: quanti voti estremi togliere prima di contare. Predefinito: uno per parte.
• «Voti fuori area tollerati per l'accordo»: quanti voti possono cadere fuori dall'area senza rompere l'accordo. Predefinito: uno.
• «Voti fuori area oltre i quali il disaccordo è forte»: fino a questo numero il disaccordo è debole, oltre è forte. Predefinito: due.
• «Voti minimi per giudicare una cella»: sotto questo numero la cella non viene giudicata. Predefinito: tre.
• «Terminologia»: le parole con cui compaiono aree ed esiti, per esempio «appropriato» al posto di «alto». Si possono cambiare in qualunque momento, anche a studio in corso.

Controllo finale prima del primo round

Prima di coinvolgere i panelist, una verifica veloce evita di dover ricominciare da capo:

1. Ogni capitolo ha le sue variabili, e ogni variabile almeno due opzioni.
2. Il numero di scenari di ogni capitolo è quello che vi aspettate.
3. Avete premuto «Genera gli scenari».
4. Le procedure ci sono tutte, scritte in modo chiaro.
5. I panelist hanno indirizzo e lingua giusti, e la matrice dice chi vota cosa.
6. Nella scheda Round: «Nuovo round», poi «Apri il round».
7. Solo adesso, nella scheda Panelist, inviate gli inviti.

Da qui il manuale prosegue con quello che succede durante la votazione.

Come si vota

Il panelist apre il link ricevuto e trova una tabella: nella prima colonna i capitoli, divisi in una riga per scenario; nelle altre colonne le procedure. In ogni cella i numeri della scala — di solito da 1 a 9 — sono scritti uno di fianco all'altro: si clicca il numero scelto e attorno compare un cerchietto. I voti si salvano da soli mentre si procede; alla fine si conferma l'invio.

Quando c'è accordo

La scala si divide in tre aree: voti bassi, area intermedia, voti alti. Per ogni cella si scartano il voto più alto e il più basso — gli estremi isolati — e si guarda dove cadono gli altri. Se restano tutti nella stessa area tranne al più uno, c'è accordo. Se ne restano fuori due, il disaccordo è debole; se più di due, è forte.

Le soglie, i confini delle aree e le parole usate per nominarle si cambiano nelle impostazioni dello studio: sono scelte vostre, non del programma.

Il secondo round

Chiuso il primo round, il coordinator può aprirne un secondo: tornano in votazione soltanto le celle in cui c'era disaccordo. Chi vota le rivede con una barra orizzontale sotto i numeri, che va dal voto minimo al massimo dati la volta prima, e subito sotto la mediana del round precedente. Così ognuno vede dove si era collocato il gruppo prima di decidere di nuovo.

L'accordo formatosi sull'area intermedia resta accordo e non torna in votazione: è una decisione del gruppo, non un'indecisione.

Chiudere una cella a mano

Se una cella non si risolverà da sola, il coordinator può chiuderla dalla tabella delle statistiche, con una nota e, volendo, con un esito deciso in sede di conferenza. Una cella chiusa non torna in votazione e nel report finale compare l'esito scelto. Riaprirla rimette tutto com'era.

Il report finale

Il report non elenca gli scenari uno per uno: li riduce alle sole variabili che fanno differenza. Se per una procedura l'accordo vale per i maschi tanto giovani quanto anziani, il report dice «sesso = maschio» e dell'età non parla, perché non cambia l'esito. Per ogni capitolo e procedura sono indicate le variabili determinanti e quelle ininfluenti.

In cima al report le stesse aree sono scritte come frasi, da copiare nella sezione dei risultati di un articolo. Tutto si esporta in CSV e in testo semplice, e la pagina si stampa senza la navigazione.

Lingue e parole dello studio

L'interfaccia esiste in più lingue e si cambia dalla barra in alto: ogni panelist vota nella propria. Le parole con cui si nominano le aree e gli esiti — appropriato, incerto, non appropriato, accordo, disaccordo — non sono invece tradotte: sono dati del vostro studio e si scrivono nelle impostazioni, così compaiono uguali a tutti e nel report finale.