Delphi4All — Manual do utilizador

O que é o Delphi4All

O Delphi4All serve para conduzir uma conferência de consenso com o método Delphi. Um grupo de peritos — os painelistas — vota sobre muitos casos clínicos possíveis; o sistema apura onde há acordo e onde não há, volta a submeter a votação apenas aquilo em que o grupo está dividido e, no fim, descreve os resultados da forma mais breve possível.

Os dois papéis

• O coordenador regista-se no site, constrói o estudo, convida os painelistas, abre e fecha as rondas e lê o relatório final.
• O painelista não se regista: recebe por email um código de acesso pessoal e vota com ele. O código identifica os seus votos, por isso não deve ser partilhado.

Registar-se como coordenador

O registo exige duas confirmações e faz-se em quatro passos.

1. Preenche-se o formulário de registo com o nome, o endereço de email, a instituição e o motivo do pedido.
2. Chega um email com uma ligação: abri-la confirma que o endereço é seu.
3. O administrador recebe o pedido e decide se o aprova.
4. Se o pedido for aprovado, chega um segundo email com a ligação para escolher a palavra-passe. A partir daí pode entrar.

O nome, a instituição, o idioma e a palavra-passe mudam-se a qualquer momento no perfil: o seu nome na barra de cima.

Antes de começar: o que preparar

Um estudo constrói-se melhor se for primeiro esboçado em papel, e convém discuti-lo com o grupo antes de o introduzir: depois da primeira ronda a sua estrutura já não pode ser alterada. São precisas três listas.

• A pergunta: o que querem saber do painel. Por exemplo: «quando é apropriado fazer uma ecografia a um adulto com dor abdominal aguda?».
• Os procedimentos: as decisões a avaliar, isto é, as respostas possíveis à pergunta. No exemplo: ecografia, TC abdominal, internamento.
• Os fatores que podem mudar a resposta: as características do doente que, segundo os peritos, tornam um procedimento mais ou menos apropriado. No exemplo: sexo, idade, gravidez, febre. Vão tornar-se as variáveis.

Um conselho: incluam apenas os fatores que alguém no grupo considere realmente capazes de mudar o juízo. Cada fator a mais multiplica o trabalho dos painelistas, como se vê mais à frente.

Criar o estudo

Em «Os meus estudos», o quadro «Novo estudo» pede poucas coisas:

• «Título» e «Descrição»: como os painelistas verão o estudo, no topo da página de votação. Convém escrever na descrição a pergunta do estudo.
• «Pontuação mínima» e «Pontuação máxima»: a escala. O método RAND/UCLA usa de 1 a 9, e convém deixá-la assim: as três áreas, baixa, intermédia e alta, foram pensadas para essa escala.
• «Número de painelistas»: quantos peritos preveem. É uma referência; o que conta é quem adicionarem de facto no separador Painelistas.
• «Número máximo de rondas»: normalmente bastam duas ou três.

Depois de «Criar» abre-se a página do estudo, dividida em separadores: Capítulos, Procedimentos, Painelistas, Matriz de permissões, Rondas, Definições, Relatório. Convém preenchê-los por esta ordem, que é também a das secções seguintes.

Capítulos, variáveis e opções

Um estudo é composto por capítulos. Cada capítulo reúne as variáveis que descrevem o caso, e cada variável tem uma lista fechada de opções: por exemplo sexo com masculino e feminino, idade com menos de 65 anos e 65 anos ou mais, gravidez com sim e não. O painelista nunca escreve texto livre: escolhe entre as opções que definiram.

Um capítulo agrupa casos que se descrevem com as mesmas variáveis. Se o estudo abrange adultos e crianças, e nas crianças contam outros fatores — o peso, por exemplo —, criem dois capítulos, «Adultos» e «Crianças». Se todos os casos se descrevem da mesma forma, basta um capítulo.

Como se faz, no separador Capítulos:

1. Em «Novo capítulo» escrevam o título e carreguem em «Criar».
2. Dentro do capítulo, em «Nome da nova variável», escrevam o nome — por exemplo «Sexo» — e carreguem em Enter ou em «Nova variável». O cursor fica no campo: podem escrever logo a variável seguinte. Basta o nome; o código interno é o programa que o deduz.
3. Ao lado de cada variável, em «Nome da opção», escrevam as suas opções uma a uma, também com Enter: «Masculino» e depois «Feminino».

Duas regras para opções que funcionam. Devem excluir-se mutuamente: um doente não pode estar em duas opções da mesma variável. E devem cobrir todos os casos: cada doente tem de estar numa. Para a idade, portanto, «menos de 65 anos» e «65 anos ou mais» servem; «jovem» e «idoso» são ambíguas para quem tem cinquenta anos.

Quantos cenários: atenção ao crescimento

O programa gera todas as combinações possíveis das opções. O seu número obtém-se multiplicando o número de opções de cada variável, e cresce muito depressa:

• Sexo (2) × Idade (2) × Febre (2) = 8 cenários.
• Acrescentando Gravidez (2): 16 cenários.
• Dividindo a idade em três faixas em vez de duas: 24 cenários.
• Com cinco variáveis de três opções cada: 243 cenários.

E cada cenário é votado para cada procedimento: com 24 cenários e 3 procedimentos, cada painelista dá 72 votos por ronda. Por baixo de cada capítulo indica-se sempre quantos cenários vão sair, antes e depois das exceções. Olhem para esse número enquanto acrescentam variáveis e opções, e perguntem-se se cada variável vale mesmo o trabalho que exige.

Exceções e cenários

Um cenário é uma combinação de opções, uma por variável: por exemplo sexo = masculino, idade = menos de 65 anos, gravidez = não. O sistema gera sozinho todas as combinações possíveis de cada capítulo. As exceções excluem as impossíveis — sexo = masculino com gravidez = sim — que não aparecerão na votação.

Para criar uma exceção, no fim do capítulo escolham um valor em duas ou mais listas — por exemplo «Masculino» em Sexo e «Sim» em Gravidez —, deixem as outras em «—» e carreguem em «Nova exceção». Uma lista deixada em «—» significa «qualquer valor». A contagem de cenários por baixo do capítulo desce logo: no exemplo, de 16 para 12.

Quando variáveis, opções e exceções estiverem prontas, carreguem em «Gerar cenários». Atenção: depois de criada a primeira ronda os cenários já não podem ser gerados de novo, porque os votos já dados se referem a eles. Verifiquem a lista antes de começar.

Os procedimentos

Os procedimentos são as perguntas colocadas para cada cenário: em geral poucos, raramente mais de cinco. Na tabela de votação são as colunas. Para cada cenário o painelista dá um voto a cada procedimento.

No separador Procedimentos escrevam o nome e, se necessário, uma descrição, e carreguem em «Novo procedimento». Formulem-nos como decisões precisas que um painelista possa julgar apropriadas ou não: «Ecografia abdominal nas primeiras 6 horas» funciona melhor do que «Imagiologia». Se dois procedimentos forem demasiado parecidos, os painelistas darão votos quase iguais e o resultado dirá pouco.

Painelistas e códigos de acesso

O coordenador introduz os nomes e os endereços dos painelistas — normalmente nove, mas o número é livre. O sistema gera para cada um um código único e envia-o por email com a ligação para votar. Quem perder o código pode pedir ao coordenador que o reenvie.

No separador Painelistas, para cada um são precisos «Nome completo», «Endereço de email» e «Idioma»: o convite e a página de votação chegam-lhe nesse idioma. «Enviar convite» envia o email com a ligação pessoal; «Copiar link» serve se preferirem enviá-la vocês. Não enviem os convites antes de abrir a ronda: quem abrisse a ligação encontraria uma página sem nada para votar.

A matriz de permissões

Nem todos têm de votar tudo. A matriz define, para cada painelista, que combinações de capítulo e procedimento lhe cabem. A permissão dada num par capítulo-procedimento vale para todos os cenários contidos nesse capítulo, porque se votam os cenários e não os capítulos.

No separador Matriz de permissões as linhas são os painelistas e as colunas os pares capítulo-procedimento; um clique numa casa ativa-a ou desativa-a, e depois «Guardar». Exemplo: se num painel misto o radiologista só deve avaliar a ecografia e a TC, e não o internamento, desativem a casa do internamento dele. «Permitir tudo» e «Negar tudo» atuam sobre toda a tabela.

As casas em que não mexerem seguem a «Permissão predefinida para células não definidas»: por isso um capítulo ou um procedimento acrescentados mais tarde não ficam excluídos por esquecimento. Se todos votam tudo, não é preciso fazer nada.

As definições

O separador Definições contém a regra de consenso, os seus limiares e as palavras usadas nos relatórios. Os valores predefinidos correspondem ao método RAND/UCLA descrito mais à frente: se não tiverem um motivo concreto para os mudar, deixem-nos assim.

• «Votos mais baixos a descartar» e «Votos mais altos a descartar»: quantos votos extremos retirar antes de contar. Predefinido: um de cada lado.
• «Votos fora da banda admitidos para o acordo»: quantos votos podem cair fora da área sem quebrar o acordo. Predefinido: um.
• «Votos fora da banda a partir dos quais o desacordo é forte»: até este número o desacordo é fraco, acima dele é forte. Predefinido: dois.
• «Votos mínimos para avaliar uma célula»: abaixo deste número a célula não é avaliada. Predefinido: três.
• «Terminologia»: as palavras com que aparecem áreas e resultados, por exemplo «apropriado» em vez de «alto». Podem ser alteradas a qualquer momento, mesmo com o estudo a decorrer.

Verificação final antes da primeira ronda

Antes de envolver os painelistas, uma verificação rápida evita ter de recomeçar:

1. Cada capítulo tem as suas variáveis, e cada variável pelo menos duas opções.
2. O número de cenários de cada capítulo é o que esperam.
3. Carregaram em «Gerar cenários».
4. Estão todos os procedimentos, escritos com clareza.
5. Os painelistas têm o endereço e o idioma certos, e a matriz diz quem vota o quê.
6. No separador Rondas: «Nova ronda» e depois «Abrir a ronda».
7. Só agora, no separador Painelistas, enviem os convites.

A partir daqui o manual continua com o que acontece durante a votação.

Como se vota

O painelista abre a ligação recebida e encontra uma tabela: na primeira coluna os capítulos, divididos numa linha por cenário; nas outras colunas os procedimentos. Em cada célula os números da escala — normalmente de 1 a 9 — estão escritos lado a lado: clica-se no número escolhido e aparece um círculo à sua volta. Os votos guardam-se sozinhos à medida que se avança; no fim confirma-se o envio.

Quando há acordo

A escala divide-se em três áreas: votos baixos, área intermédia, votos altos. Para cada célula descartam-se o voto mais alto e o mais baixo — os extremos isolados — e vê-se onde caem os restantes. Se caírem todos na mesma área exceto no máximo um, há acordo. Se ficarem dois de fora, o desacordo é fraco; se mais de dois, é forte.

Os limiares, as fronteiras das áreas e as palavras com que se designam mudam-se nas definições do estudo: são escolhas vossas, não do programa.

A segunda ronda

Fechada a primeira ronda, o coordenador pode abrir uma segunda: voltam a votação apenas as células em que houve desacordo. Quem vota vê-as de novo com uma barra horizontal sob os números, que vai do voto mínimo ao máximo dados da vez anterior, e logo abaixo a mediana da ronda precedente. Assim cada um vê onde se situava o grupo antes de decidir outra vez.

O acordo formado na área intermédia continua a ser acordo e não volta a votação: é uma decisão do grupo, não uma indecisão.

Fechar uma célula à mão

Se uma célula não se resolver sozinha, o coordenador pode fechá-la a partir da tabela de estatísticas, com uma nota e, se quiser, com um resultado decidido em conferência. Uma célula fechada não volta a votação e no relatório final aparece o resultado escolhido. Reabri-la repõe tudo como estava.

O relatório final

O relatório não enumera os cenários um a um: reduz-os às variáveis que fazem diferença. Se para um procedimento o acordo vale para os homens tanto jovens como idosos, o relatório diz «sexo = masculino» e da idade não fala, porque não muda o resultado. Para cada capítulo e procedimento são indicadas as variáveis determinantes e as que não influem.

No topo do relatório as mesmas áreas estão escritas como frases, para colar na secção de resultados de um artigo. Tudo se exporta em CSV e em texto simples, e a página imprime-se sem a navegação.

Idiomas e palavras do estudo

A interface existe em vários idiomas e muda-se na barra de cima: cada painelista vota no seu. As palavras que designam as áreas e os resultados — apropriado, incerto, não apropriado, acordo, desacordo — não são traduzidas: são dados do vosso estudo, escritos nas definições, e aparecem iguais para todos e no relatório final.